In vielen Branchen sind Audits ebenso üblich wie gefürchtet: Sie zeigen Schwarz auf Weiß Verbesserungspotenziale in Abläufen und Prozessen auf, die im Alltagsgeschäft gerne übersehen oder bewusst ignoriert werden. Damit Sie entspannt in Ihr erstes oder nächstes Audit gehen können, erklären wir Ihnen im folgenden Beitrag die 10 wichtigsten Fakten rund um das Thema Auditierung.
Audits – 10 Fragen und Antworten für eine erfolgreiche Qualitätsprüfung
Mit diesem Beitrag möchten wir das Thema Audit näher beleuchten und Ihnen den ein oder anderen Tip mit an die Hand geben.
1. Was ist ein Audit?
Ein Audit ist eine Maßnahme aus dem Qualitätsmanagement. Sie untersucht und dokumentiert die Einhaltung von Prozessen, Normen und gesetzlichen Vorgaben in Unternehmen und Organisationen. Häufig prüft man damit auch die Umsetzung von Management-Systemen in Form eines Zertifizierungsaudits. Darüber hinaus zählen noch interne Audits und Lieferanten-Audits zu den gängigen Formen. Allen gemeinsam ist die Durchführung durch einen geschulten, unabhängigen Auditor anhand festgelegter Prüfpunkte und standardisierter Checklisten.
2. Was wird bei einem Audit genau untersucht?
Bei Produkt- und Leistungsaudits prüft der Auditor die Produktqualität und die Leistungsqualität eines Unternehmens. Die prüfende Stelle ermittelt, ob die hergestellten Produkte oder die erbrachten Dienstleistungen mit den Kundenanforderungen und den technischen Vorgaben übereinstimmen. Prozess- und Verfahrensaudits beschäftigen sich mit der Einhaltung von festgelegten Abläufen und Verfahren. Dagegen betrachten Systemaudits ein Management-System in einem Unternehmen ganzheitlich, z. B. anhand der DIN EN ISO 19011, oder in spezifischen Bereichen, wie beispielsweise beim Umweltmanagement-Audit nach ISO 14001.
3. Wer wird auditiert?
Betriebe und Organisationen, die sich einer vorgegebenen Norm verpflichten oder bestimmten gesetzlichen Bestimmungen unterliegen, müssen sich extern zertifizieren lassen. Diese Zertifizierung dient auch als Nachweis gegenüber Dritten, z. B. Kunden, welche häufig die Einhaltung bestimmter Standards für eine Zusammenarbeit voraussetzen.
Interne Audits sind hingegen freiwillig, sodass jedes Unternehmen selbst entscheidet, welche Unternehmensbereiche sich regelmäßig einer internen Selbstkontrolle unterziehen.
4. Wer darf auditieren?
Externe Audits nehmen geschulte Auditoren einer unabhängigen Zertifizierungsstelle nach den Vorgaben der DIN EN ISO 10011 vor.
Für Lieferantenaudits bilden sich Mitarbeiter in einer Intensivschulung zum Lieferantenauditor (2nd party auditor) fort, z. B. zum „QM-Lieferantenauditor (TÜV)“.
Für interne Audits gibt es hingegen keine Vorschriften. Hier ist die Neutralität der auditierenden Personen aber ein entscheidender Faktor, um die entsprechende Akzeptanz im Unternehmen zu finden. Deshalb ist es wichtig, dass der Auditor nicht gleichzeitig der Verantwortliche für den zu überprüfenden Bereich oder Mitarbeiter in der auditierten Abteilung ist. Gleichzeitig sollte er oder sie aber in jedem Fall über erste Erfahrung im Qualitätsmanagement verfügen.
5. Wie läuft ein Audit ab?
Ein Qualitätsaudit gliedert sich in der Regel in folgende Phasen:
- Vorbereitung des Audits und Aufstellung des Audit-Plans
- Durchführung der Auditierung anhand des Audit-Plans
- Abschlussdokumentation in Form eines Audit-Berichts mit Protokoll, Maßnahmenkatalog, etc.
- Nachbereitung anhand der Dokumentation inklusive Umsetzung der auferlegten Maßnahmen
6. Wie oft finden Audits statt?
Interne Audits finden mindestens einmal pro Jahr statt. Das Intervall kann aber von jedem Unternehmen individuell definiert werden.
Bei Zertifizierungsaudits findet zunächst die Erstzertifizierung statt und in den beiden darauffolgenden Jahren die zugehörigen Überprüfungsaudits. Im vierten Jahr folgt dann eine so genannte Re-Zertifizierung, mit welcher der Auditierungsprozess von Neuem beginnt.
7. Warum sind interne Audits sinnvoll?
Interne Audits bieten folgende Vorteile:
- Vorbereitung auf Zertifizierungen durch regelmäßige Kontrolle von Prüfpunkten, bei denen es häufiger zu Problemen kommt
- Vorbeugung von Mängeln beim externen Audit und der Gefährdung einer bevorstehenden (Re-)Zertifizierung
- Regelmäßige Überprüfung der Einhaltung eigener Qualitätsanforderungen und –maßstäbe
- Eigeninitiative Verbesserung der Wirksamkeit eines Management-Systems, aber auch der Prozessqualität
- Steigerung der Qualität von Produkten und Dienstleistungen
- Steigerung der Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit. Entscheidend ist jedoch ihre Akzeptanz im Unternehmen. Betrachten die Mitarbeiter ein internes Audit als Zeitverschwendung oder Arbeitsbeschaffungsmaßnahme, führt dies eher zu Frust und Abwehrhaltung statt zu Prozessoptimierung und Veränderungsbereitschaft. Es muss daher professionell und objektiv durchgeführt werden. Eine regelmäßige Wiederholung in festen Intervallen sowie eine ernstzunehmende Überprüfung der Umsetzung von vereinbarten Maßnahmen sind ebenso unerlässlich wie eine professionelle und objektive Durchführung sowie eine saubere Dokumentation.
8. Wie bereite ich mich auf ein Audit vor?
Ein professioneller Auditplan hilft dabei, den genauen Ablauf festzuhalten und strukturiert vorzugehen. Alle Beteiligten erhalten diesen Plan als Agenda vorab, um sich personell und auch inhaltlich bestmöglich vorbereiten zu können. Alle für einen bestimmten Prüfpunkt benötigten Daten sollten bereitgelegt und so aufbereitet werden, dass sie einen schnellstmöglichen Zugriff und Einstieg ins Thema ermöglichen. Hierbei helfen strukturierte Checklisten für jeden betroffenen Bereich, damit nichts vergessen geht.
9. Wie verhalte ich mich in einem Audit?
Auditoren erwarten eine respektvolle, ehrliche und kooperative Kommunikation. Auch wenn sie möglicherweise einen Missstand aufdecken, sind Ruhe und Gelassenheit das A und O. Statt Fehler und Probleme zu vertuschen, sollten Unternehmen das Audit als Chance sehen, holprige Abläufe und fehlende Dokumentation mehr in den Fokus zu rücken und zu beseitigen. Denn letzten Endes zahlt jede Verbesserung in der Qualität auf die Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit ein.
10. Was passiert nach einer Auditierung?
Im Auditbericht wird dokumentiert, wie die einzelnen Bereiche bewertet wurden. Positive Faktoren werden ebenso festgehalten wie Verbesserungspotenziale. Je nachdem, wie gravierend aufgedeckte Mängel sind, kann eine Zertifizierung möglicherweise abgelehnt oder aufgeschoben werden. Sind die Kritikpunkte dagegen weniger gewichtig, trifft das Unternehmen bis zum Wiederholungsaudit entsprechende Maßnahmen, um diese zu beseitigen. Deren Umsetzung überprüfen die Auditoren im Folgeaudit anhand des Protokolls aus dem Vorjahr. War die Zertifizierung erfolgreich, erhält das Unternehmen oder die Organisation eine offizielle Urkunde und darf den Status als zertifizierter Betrieb auch nach außen kommunizieren.
