Im Rahmen der Qualitätssicherung sind viele Unternehmen dazu verpflichtet eine Wareneingangskontrolle durchzuführen. Wir möchten in unserem heutigen Beitrag gerne darauf eingehen, was dabei zu beachten zu ist und wie Sie Ihre Wareneingangskontrolle digitalisieren können.
Was ist eine Wareneingangskontrolle und warum wird sie durchgeführt?
Um sicherzustellen, dass man genau die Ware erhält, die bestellt wurde, werden direkt bei der Warenannahme Eingangskontrollen durchgeführt. Dabei wird das Ziel verfolgt, durch Stichproben Mängel aufzudecken, um Störungen in nachgelagerten Prozessen zu vermeiden. Handelt es sich um kritische Ware, reichen Stichproben häufig nicht mehr aus, so dass der gesamte Warenbestand kontrolliert werden muss. Unternehmen, die klassischerweise Wareneingangskontrollen durchführen sind:
- Restaurants und Lebensmittelbetriebe
- Logistikdienstleister
- Speditionsunternehmen
- Warenverarbeitende (Herstellungs-)Betriebe
Wie wird eine Wareneingangskontrolle durchgeführt?
Die grösse des Unternehmens und die Menge der (sensiblen) Waren entscheiden dabei, ob und wenn ja, wie umfänglich eine Wareneingangskontrolle durchgeführt werden muss. In der Regel werden zwischen Abnehmer und Lieferant sog. Partialkontrollen vereinbart, um ein optimales Gleichgewicht zwischen Aufwand und Ertrag zu erhalten. Um den Überblick zu behalten, entscheidet man optimaler Weise bei der Wareneingangskontrolle die Zustände vor und nach der Warenannahme.
Kontrolle vor der Warenannahme
- Ist die Ware eingetroffene Ware für den eigenen Betrieb bestimmt?
- Liegt überhaupt eine Bestellung für die gelieferte Ware vor?
- Stimmt die auf den Lieferpapieren eingetragene Anzahl an Packstücken mit der gelieferten Ware überein?
- Sind erkennbare Schäden an der Ware vorhanden?
- Wurde der vereinbarte Liefertermin eingehalten?
Kontrolle nach der Warenannahme
- Ist in den einzelnen Packstücken (z.B. eingeschweisste Paletten) genau das drin, was drauf steht?
- Wurden zuvor keine äusseren Schäden entdeckt, sind innen vielleicht Schäden an der Ware?
Mögliche Schäden
Es kann beim Transport immer mal etwas schief gehen. Daher ist es wichtig auf mögliche Schäden an der Ware zu achten. Typische Schäden sind:
- aufgerissene oder eingedrückte Verpackungen
- defekter Ladungsträger
- grobe Verschmutzungen
- durchnässte Verpackungen
Dokumentation der Wareneingangskontrolle
Mit Beginn der Wareneingangskontrolle sind bereits einige sog. Warenbegleitpapiere zu kontrollieren. Hierzu zählen Speditionsübergabeprotokolle, Packlisten, Lieferscheine oder mögliche Zollpapiere. Es werden aber auch weitere Dokumente erstellt. Diese dienen dazu eine lückenlose Prozesskette zu dokumentieren und bei Regressfällen nachzuweisen. In unserem QM-Wiki haben wir Ihnen eine kostenlose Vorlage für die Wareneingangskontrolle erstellt. Diese können Sie beliebig nutzen und weiterverarbeiten.
Digitale Dokumentation
Im Zeitalter der Digitalisierung ist eine Wareneingangskontrolle mit Papier selbstverständlich nicht mehr zeitgemäss. In Zusammenarbeit mit einem Kunden konnten wir daher 4-check dahingehend optimieren, dass Sie eine digitale und automatische Wareneingangskontrolle durchführen können. Das Besondere dabei ist:
- Kontrollen sind via Smartphone oder jedem anderen Device möglich
- Waren werden anhand eines definierten Kataloges kontrolliert – es geht nichts mehr vergessen
- Kontrollen können in kürzerer Zeit noch genauer durchgeführt werden
- Sie erhalten in Echtzeit eine Auswertung über den Bearbeitungsstand jeder Qualitätskontrolle
- Völlig Papierloser Prozess ohne Medienbrüche
- Rückmeldungen können sofort an den Zulieferer geschickt werden
- Eine Kopplung mit einem ERP-System (z.B. SAP) ist möglich
