QMDoc – 10 Faktoren für eine erfolgreiche Dokumentation im Qualitätsmanagement

Juni 8, 2018 Qualitätsmanagement allgemein
QMDoc – 10 Faktoren für eine erfolgreiche Dokumentation im Qualitätsmanagement

QMDoc bezeichnet eine häufig verwendete Abkürzung für Qualitätsmanagement Dokumentation. Wir verraten Ihnen im folgenden Artikel die zehn wichtigsten Faktoren für eine erfolgreiche Dokumentation im Rahmen eines strukturierten und kontinuierlichen Qualitätsmanagements.

QMDoc – QM Dokumentation

Welche Auflagen an die Dokumentation für ein Unternehmen relevant sind, hängt von der jeweiligen Branche, den Produkten, den involvierten Unternehmensbereichen sowie Absatzmärkten ab. Die Basis einer erfolgreichen Dokumentation im Qualitätsmanagement sind die entsprechenden Regelungen. Mit Hilfe der Regelungen wird festgehalten, welche Abteilungen oder Personen für welche Aufgaben zuständig sind, wie sich die verschiedenen Prozesse innerhalb des Betriebs gestalten und welche Dokumente es dafür braucht. Von der Geschäftsleitung werden als allgemeine Grundlage sog. Qualitätsziele formuliert, an die sich auch die Qualitätspolitik des Unternehmens richtet.

10 Fakten für eine erfolgreiche Dokumentation im QM

1. Qualitätsansprüche formulieren

Damit jeder weiss, wie die Dokumentation im Rahmen der QMDoc aufgebaut werden muss, sollten im Vorfeld Qualitätsziele formuliert werden. Es reicht jedoch nicht diese einfach „nur niederzuschreiben“, sie müssen den Mitarbeitern auch klar und verständlich vermittelt werden.

2. Ziele den Mitarbeitern erklären

Wie im ersten Punkt bereits angedeutet, müssen Sie die Ziele der QMDoc Ihren Mitarbeitern und Kollegen verständlich vermitteln. Nur wenn alle wissen, weshalb dieses oder jenes dokumentiert werden muss, wird jeder mitmachen. Tun Sie dies nicht, laufen Sie Gefahr, dass aufgrund von mangelnder oder ungenügender Beteiligung Probleme auftreten und Fehler entstehen. Gemeinsame lockere Sitzrunden können Ihnen hierbei helfen.

3. So viel wie nötig so wenig wie möglich

Eine umfangreiche und sehr ausführliche Dokumentation kann helfen und stärkt das eigene Selbstbewusstsein, sofern man dafür verantwortlich ist. Aber Sie sollten sich immer die Frage stellen: mache ich diese Dokumentation gerade, weil ich Sie gerne hätte oder weil ich Sie wirklich brauche? Um einige Dokumente werden Sie nicht herum kommen, da u.a. Gesetze und Regelungen sie verlangen, aber vieles wird oft unnötig erzeugt.

4. MFP – Minimal funktionsfähiges Produkt

Wer ist nicht mit dem Grundsatz aufgewachsen, immer und ständig 100% abliefern zu müssen? Nur optimale Ergebnisse würden überzeugen, ansonsten würde man es nicht schaffen? Was würden Sie sagen, wenn wir behaupten würden, dass das alles Quatsch ist?! Eric Ries hat mit seiner Lean Startup Methode eindrucksvoll gezeigt, dass es viel mehr Sinn macht, klein anzufangen, statt ständig alles gross aufzubauen. Genauso sollten Sie auch an die Dokumentation Ihrer QMDoc herangehen: bauen Sie nur das auf, was wirklich wichtig ist. Testen Sie den Entwurf und bauen Sie anhand des erhaltenen Feedbacks weiter auf. Gehen Sie nie mit der Annahme „ins Feld“, dass dieses oder jenes bestimmt gebraucht werden würde – es kommt nachher sowieso ganz anders. Also sparen Sie sich die Zeit und entwickeln Sie kontinuierlich weiter, statt vorauszusetzen.

5. Nicht immer das Rad neu erfinden

Selten sind Sie der Erste, der ein Problem hat. Viel wahrscheinlicher ist es, dass vor Ihnen bereits jemand mit dem Problem zu kämpfen und ähnliche Dokumentationsanforderungen hatte. Investieren Sie also etwas Zeit und suchen Sie im Internet nach Vorlagen. Dabei sollten Sie darauf achten, nicht nur einfach stur Suchbegriffe einzugeben: verfeinern Sie Ihre Suche z.B. durch die Angabe der gesuchten Filetypen. Viele Vorlagen sind .pdf-Dateien – Sie sollten daher bei bei der Suche nach der passenden Vorlage für Ihre QMDoc den Zusatz „filetype:pdf“ an Ihre Suchanfrage anfügen – Sie erhalten so nur .pdf-Dateien angezeigt. Und auch wenn Sie das Original aus urheberrechtlichen Gründen nicht verwenden dürfen, so erhalten Sie zumindest Gedankenanstösse und weiterführende Informationen.

6. Zusammen entwickeln

Wollen Sie schnell gehen, gehen Sie alleine. Wollen Sie weit gehen, gehen Sie mit anderen. Genauso verhält es sich auch beim Thema QMDoc. Binden Sie in die Erstellung bereits frühzeitig involvierte Personenkreise ein. So vermeiden Sie spätere Probleme und haben es mit der künftigen Umsetzung einfacher.

7. Digital statt analog

„Papier ist beständig“ oder „Wer schreibt, der bleibt„. Wir alle kennen diese oder ähnliche Sprichwörter, aber seien Sie versichert: analoge Papierdokumentationen sind nicht mehr Stand der Zeit und gehören grundsätzlich abgeschafft. Medienbrüche gilt es heute immer zu vermeiden und wenn Sie planen, Ihre Dokumentation analog durchzuführen, haben Sie bereits etwas falsch gemacht, noch bevor der Prozess offiziell beginnt. Alle Informationen sollten digital erfasst, gesammelt und verarbeitet werden können.

8. Tools suchen

Für jede Aufgabe gibt es heutzutage mindestens ein digitales Tool (App), das Sie bei Ihrer QMDoc unterstützt. Stöbern Sie einfach mal in den diversen Appstores danach. Nicht selten sind diese Tools kostenlos zu haben.

9. KPIs festlegen

Legen Sie messbare und ambitionierte Ziele für die QMDoc fest. Messen Sie im Anschluss die Erreichung, z.B. „10 termingerecht erzeugte Messprotokolle“ oder „null Rückfragen seitens der Ersteller“. Nur wenn Sie KPIs festlegen, können Sie den Erfolg Ihrer QMDoc auch beurteilen.

10. Justieren und verfeinern

Ähnlich der PDCA-Methode müssen Sie ständig das Feedback Ihrer Kunden (Kollegen) einholen, damit Sie beurteilen können, wie gut Ihre QMDoc ist. Verfeinern Sie im Anschluss die Dokumentation und beginnen einen neuen Test – genauso funktioniert ein MFP-Produkt.

Fazit

Eine streng geführte, klar strukturierte und diszipliniert nachgeführte QM Dokumentation ist der Schlüssel zum Erfolg des Qualitätsmanagements. Selbstverständlich baut sich eine QMDoc nicht innerhalb kürzester Zeit auf. Es bedarf den Einsatzes jedes Kollegen, damit das System erfolgreich werden kann. Unter der Verantwortung des Projektleiters werden die Bedürfnisse aller Abteilungen gesammelt und verarbeitet. Durch den Einsatz etablierter Modelle wie z.B. dem House of quality, können alle Nutzerbedürfnisse optimal ausgewertet werden. So sollte am Ende eine von jedem akzeptierte Dokumentation entstehen, die sich in der Praxis bewährt und tatsächlich genutzt wird.

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