5S – diese Kombination hört man zunehmend häufiger, wenn es um die Optimierung von Arbeitsabläufen und Prozessen geht. Doch worum handelt es sich bei 5S und welche Fehler sollten Sie im Vorfeld vermeiden?
Was ist die 5S Methode?
Das Frauenhofer Institut hat im Rahmen der Studie „LEAN Office“ herausgefunden, dass grade im administrativen Bereich eines Unternehmens ein Drittel der Arbeitszeit verschwendet wird! Demgemäss sind 32 % der Arbeitszeit reine Verschwendung und nur 68 % der Zeit ist mit produktiven Tätigkeiten verknüpft. 12 Tage im Jahr vergeudet jeder Mitarbeiter nur mit der Suche nach Dingen – seien es Akten oder Dateien auf dem Computer. Die 5S-Methode verfolgt an dieser Stelle das Ziel einer nachhaltigen Produktivitätssteigerung. Die Mitarbeiter sollen dafür sensibilisiert werden, Zeitfresser zu erkennen und ungeplante Kosten im eigenen Tätigkeitsumfeld zu vermeiden. (Quelle: Frauenhofer Institut – LEAN Office)
Woher kommt 5S?
Die Ursprünge von 5S gehen weit zurück – genauer gesagt auf den japanischen Automobilhersteller Toyota. Aus diesem Grund wird die 5S Methode teilweise auch mit den ursprünglichen Begriffen Seiri – Seiton – Seiso – Seiketsu und Shitsuke bezeichnet. Man verfolgte damals das Ziel, die Produktionsstätten zu optimieren. Adaptiert wird dieses System nun im Dienstleistungsbereich, u.a. im Rahmen der Clean Desk Policy. Man verwendet im administrativen Bereich dann die Bezeichnung 5A. Im Folgenden orientieren wir uns aber an der ursprünglichen Bezeichnung 5S.
5S Produktion
- Seiri: Sortiere aus.
- Seiton: Stelle ordentlich hin.
- Seiso: Säubere.
- Seiketsu: Standardisiere.
- Shitsuke: Selbstdisziplin üben.
5S Administration
- Seiri: Aussortieren.
- Seiton: Anordnen.
- Seiso: Arbeitsplatz säubern.
- Seiketsu: Anordnung standardisieren.
- Shitsuke: Alles erhalten und verbessern.
Was ist bei 5S zu beachten?
Wie alle Neuerungen und Veränderungen ist auch das 5S System geplant einzuführen. Mitarbeiter fühlen sich grundsätzlich erstmal ängstlich, wenn es darum geht, Bestehendes zu verändern. Aus eigener Erfahrung möchten wir Ihnen daher folgende Tipps zur Einführung von 5S mitgeben:
1. Vorab informieren
Im Vorfeld sollten Sie auf die Vorgesetzten der entsprechenden Abteilungen zugehen und mitteilen, was Sie vorhaben und was sich für die Mitarbeiter ändern wird/könnte. Hierdurch erhalten Sie auch wertvolles Feedback. Mit grosser Wahrscheinlichkeit hat der entsprechende Vorgesetzte schon immer gewissen Dinge ändern wollen, nur hat der entsprechende Rahmen gefehlt.
2. No-go Areas definieren
Überall gibt es gewisse Prozesse oder Strukturen, die nicht einfach anpassbar sind. Entweder, weil zu viele Personen involviert sind oder weil zahlreiche Sekundärprozesse angeschlossen sind. Definieren Sie daher im Vorfeld, welche Bereiche oder Themengebiete tabu sind. Sie ersparen sich somit den Ärger im Team, wenn sich Personen übergangen fühlen, da es normalerweise ihr Zuständigkeitsbereich ist.
3. Ablauf klären
Legen Sie einen Zeit- und Aktionsplan fest. Wer soll was bis wann erledigen? Es wäre sehr unprofessionell, wenn Sie die 5S-Methode allen involvierten Personen vorstellen und nicht exakt wissen, welche Schritte als nächstes zu unternehmen sind.
4. Vorstellen
Rufen Sie alle Mitarbeiter zusammen. Erklären Sie kurz und deutlich, was Sie beabsichtigen zu tun.
5. Referenzen und Vergleiche
Natürlich bietet es sich an, aus anderen Projekten zu erzählen und was für Verbesserungen man dort erreicht hat. Seien Sie jedoch vorsichtig, wenn Sie schlechte Beispiele (oder gar Fotos) aus dem bestehenden Betrieb zeigen – unter Garantie werden sich die entsprechenden Mitarbeiter vorgeführt fühlen und sie haben deren Unterstützung schon vor Beginn verloren.
6. Umsetzung und Feedback
Geben Sie allen Mitarbeitern genug Zeit für die Umsetzung. Bei einem Büro von 80 Personen können Sie locker mit einem halben Tag Arbeit rechnen. Gehen Sie in dieser Zeit zu den einzelnen Mitarbeitern und bieten Ihre Unterstützung an. Bei der anschliessenden Feedbackrunde seien Sie auf ehrliche Kommentare vorbereitet.
Fazit
Um die 5S Methode erfolgreich im Unternehmen zu etablieren, bedarf es einen vollumfassenden Kommunikation – sowohl horizontal als auch vertikal. Um aufkommende Ängste bei den Mitarbeitern zu verhindern, muss frühzeitig informiert werden, welche Ziele (Verbesserungen) man gemeinsam erreichen möchte. Teilen Sie Know How und nutzen Sie den vorhandenen Erfahrungsschatz der Mitarbeiter, um bestmögliche Ergebnisse zu erzielen.
